4 Mga Hakbang para sa Telepono ng Etiquette

Polite, Pare-pareho ang Uri ng Telepono sa isang Medical Office

Ang iyong receptionist ay may mahusay na etiketa sa telepono? Mahalaga para sa iyong kawani ng medikal na tanggapan na patuloy na mag-alok ng isang magalang at pare-parehong paraan sa telepono. Kapag tumatawag ang isang pasyente, ang paraan kung saan ang mga tauhan ng front desk ay humahawak sa tawag ng telepono ay tumutukoy kung paano napag-unawa ang iyong pasilidad.

Bilang isa sa pinaka ginagamit na paraan ng komunikasyon, ang komunikasyon sa telepono ay hindi dapat mabigyan ng pansin. Ito ay madalas na ang unang pakikipag-ugnayan ng isang medikal na opisina ay may isang pasyente. Narito ang ilang mga pangunahing tip na maaari mong mag-alok ng iyong mga kawani ng medikal na opisina upang mapabuti ang tuntunin ng magandang asal ng telepono.

1 -

Maging isang aktibong tagapakinig

Ang isang pamamaraan na tinatawag na "aktibong pakikinig" ay isang kapaki-pakinabang na tool upang matiyak na ang pag-unawa ay kumpleto. Sa ganitong pamamaraan, ang tagapakinig ay magbabago sa impormasyong kanilang narinig sa kanilang sariling mga salita. Kung tama ang impormasyong ito, kumpleto ang palitan, kung hindi maitatama ng nagpadala ng impormasyon ang anumang hindi pagkakaunawaan sa oras na ito. Ang bahaging ito ay tumatagal ng kaunting oras at isang mahusay na tool para sa paglikha ng pananagutan dahil alam ng lahat na kasangkot sa palitan na ang mga inaasahan ay malinaw at nauunawaan.

• Tumuon sa speaker
• Kumilos nang interesado
• Subukan na huwag matakpan
• Magkaroon ng kamalayan sa iyong di-pandiwang komunikasyon
• Iwasan ang pakikipag-usap sa sinumang iba pa
• Panatilihin ang iyong isip sa isyu na tinalakay

2 -

Magkaroon ng magandang pag-uugali ng telepono

Ang pagkakaroon ng magandang gawi ng telepono ay isang simpleng gawain. Ang pagkakaroon ng mabuting pakikitungo sa telepono ay nangangahulugang pagiging propesyonal at pagpapagamot ng iba sa paraang gusto mong tratuhin kung ikaw ang tumatawag. Kasama sa ilang halimbawa ang:

• Sagutin mabilis, hindi bababa sa pamamagitan ng ikatlong singsing
• Sagutin ang iyong pangalan at isang maayang pagbati
• Smile, ang tumatawag ay maaaring marinig ang iyong ngiti sa pamamagitan ng telepono
• Magsalita nang dahan-dahan at malinaw
• Huwag chew pagkain, gum o uminom ng anumang bagay habang nasa telepono
• Humingi ng pahintulot bago ilagay ang isang tumatawag sa paghawak

3 -

Panatilihin ang pagiging kompidensyal

Ang pagpapanatili ng pagiging kompidensiyal ng pasyente ay hindi lamang gumagawa ng pakiramdam ng mga pasyente na secure ang pagtrato sa iyong pasilidad sa medisina, ito rin ang batas. Ang anumang organisasyon na nag-access ng impormasyong pangkalusugan ng pasyente ay isinasaalang-alang ng isang sakop na nilalang at inaatas ng batas na sumunod sa mga probisyon ng HIPAA o harapin ang mga parusa ng sibil at / o kriminal. Ito ay kinakailangan na ang mga talaan ng medikal ay mananatiling lihim at hindi ma-access ng mga tao na walang tamang pagpapahintulot. Ang mga pagsisiwalat na ginawa tungkol sa protektadong impormasyong pangkalusugan ng isang pasyente (PHI) nang walang kanilang awtorisasyon ay itinuturing na isang paglabag sa Patakaran sa Pagkapribado.

• Maging maingat tungkol sa impormasyong ibinigay sa telepono
• Hilingin sa pasyente na bigyan ang kanilang social security number upang makilala ang kanilang sarili
• Tandaan na maaaring marinig ng iba pang mga pasyente ang iyong pag-uusap
• Kung ang tumatawag ay hindi ang pasyente, hindi kailanman pag-usapan ang personal na impormasyon nang walang pahintulot

4 -

Mga bagay na dapat isaalang-alang

Ang tuntunin ng telebisyon ng telepono ay hindi lamang kung ano ang iyong sinasabi o kung ano ang iyong ginagawa, ito rin ay kung paano mo ito sinasabi at kung paano mo ito ginagawa. Isaalang-alang ang mga ito sa susunod na makipag-usap ka sa isang pasyente o ibang customer sa telepono.

• Laging pasalamatan sila sa pagtawag
• Huwag kailanman mag-hang up muna
• Kapag kumukuha ng mga mensahe, makakuha ng mas maraming impormasyon hangga't maaari
• Manatiling kalmado at magalang, kahit na ang isang pasyente ay bastos sa iyo