Paano Maging Maaliwalas at Maigsi
Sa pagpaplano at pag-aalaga, ang tagapangasiwa ng medikal na opisina ay maaaring mapataas ang kahusayan at pagiging epektibo sa pamamagitan ng matagumpay na mga diskarte sa komunikasyon at pagsasanay. Ang komunikasyon ay isa sa pinakamahalagang mga tool sa anumang relasyon, maging ito personal o propesyonal. Sa opisina ng medisina, ang mga malinaw na komunikasyon sa mga tauhan ay mahalaga para sa pagtiyak ng kalidad ng pangangalaga ng mga pasyente.
Ang Komunikasyon Ay 2-Way
Upang makumpleto ang komunikasyon, kailangang may mga ideya o impormasyong ibabahagi, isang tao upang ibigay ang impormasyon o ideya, at isang taong tatanggap ng impormasyon.
Ang komunikasyon ay pinakamahusay na kapag ito ay tugunan, ibig sabihin na ang mga ideya at impormasyon ay ibinabahagi sa pagitan ng dalawang tao, sa bawat pagbibigay at pagkuha mula sa palitan. Kapag ang komunikasyon ay may panig, ang posibilidad ng miscommunication o hindi pagkakaunawaan ay mataas, at ang mga ito ay humantong sa mga hindi inaasahang inaasahan at mahihirap na resulta.
Sa isang relasyon, kadalasan kami ay bumalik at humihingi ng paumanhin para sa anumang hindi pagkakaunawaan at subukang muli. Ngunit sa isang opisina ng medisina, ang miscommunication ay maaaring maging mahal sa pisikal at pinansyal. Ang mga pag-aaral sa mga pinaka-epektibong lider ay nagpapakita na ang komunikasyon ay ang pinakamahalagang kasanayan na maaaring magkaroon at gamitin ng isang tagapangasiwa o pinuno.
Epektibong Komunikasyon sa Pagtatakda ng Opisina ng Medisina
Upang makipag-usap nang mas epektibong malinaw at madaling maintindihan ang impormasyon ay napakahalaga.
Kung nasa isang nakasulat na komunikasyon, sa pamamagitan ng isang e-mail sa opisina , isa sa isang pakikipag-ugnayan, o sa isang setting ng pangkat, mahalaga na manatili sa paksa na nasa kamay at hindi lumihis sa punto. Ang paggamit ng limang W at isang H diskarte ng journalism ay makakatulong upang mapanatili ang focus sa isyu:
- Sino: Sino ang kailangang maibahagi ang impormasyon? Sino ang makakaapekto sa impormasyong ito? Sino ang o mananagot?
- Ano: Anong mga hakbang ang dapat gawin? Ano ang nais na resulta? Anong mga mapagkukunan ang kinakailangan upang makumpleto ang proseso o proyekto? Ano ang mga pangyayari na direktang nakakaapekto sa bagay na ito?
- Bakit: Bakit mahalaga ito? Bakit kasama ang taong tumatanggap ng impormasyong ito?
- Saan: Saan gaganapin ang kaganapan, pulong, trabaho? Nasaan ang mga materyales o data na kinakailangan upang makumpleto ang proyekto?
- Kailan: Kailan ang pulong? Kailan ang deadline? Kailan hiniling ang feedback o progreso?
- Paano: Paano magiging sukat ang tagumpay? Paano masusuri ang pagganap? Paano makumpleto ang pagkumpleto?
Maging Maaliwalas at Maigsi - Tanggalin ang Chatter and Fluff
Ang mga ito ay ilan lamang sa mga katanungan na maaaring ma-address upang mapanatili ang impormasyon na malinaw at madaling maintindihan. Ang isa pang magandang pamantayan sa pag-uusap kapag tinutugunan ang iba ay: "Sabihin kung ano ang iyong ibig sabihin, at ibig sabihin kung ano ang iyong sinasabi."
Kapag alam ng iba na nagbigay ka ng makabuluhang impormasyon at feedback, mas malamang na marinig ang mga ito at ituring ang paggalang nang may paggalang. Ang isang tagapamahala na nagsasabi ng gossips, walang tigil na mga bagay tungkol sa mga bagay na hindi pangnegosyo, o nakakaabala sa paksa sa panahon ng mga pagpupulong ay magiging mas epektibo sapagkat ang kanilang mga empleyado ay magsisimulang mag-tune ng "fluff". Habang mahalaga na magkaroon ng isang gumaganang kaugnayan sa iyong mga katrabaho at empleyado, mahalaga din na magkaroon ng propesyonal na kamalayan.
Bigyan ng Feedback - Aktibong Pakikinig
Ang feedback ay isa pang mahalagang bahagi ng epektibong komunikasyon. Ang pakikinig sa feedback ay tutulong sa lahat ng partido sa pag-unawa. Ang isang pamamaraan na tinatawag na "aktibong pakikinig" ay isang kapaki-pakinabang na tool upang matiyak na ang pag-unawa ay kumpleto. Sa ganitong pamamaraan, ang tagapakinig ay magbabago sa impormasyong kanilang narinig sa kanilang sariling mga salita. Kung tama ang impormasyong ito, kumpleto ang palitan, kung hindi maitatama ng nagpadala ng impormasyon ang anumang hindi pagkakaunawaan sa oras na ito. Ang bahaging ito ay tumatagal ng kaunting oras at isang mahusay na tool para sa paglikha ng pananagutan dahil alam ng lahat na kasangkot sa palitan na ang mga inaasahan ay malinaw at nauunawaan.
Ang Mga Benepisyo ng Malinaw na Komunikasyon sa Medikal na Tanggapan
Ang malinaw at epektibong komunikasyon ay nakakatipid ng oras, pera, at paglala. Kapag naunawaan ng lahat ng partido kung ano ang kinakailangan, inaasahang, at katanggap-tanggap, ang pag-unlad ay mas tiyak. Kapag naunawaan ng lahat ng partido kung bakit kailangan ang isang bagay, nararamdaman nilang iginagalang. Kapag ang mga ideya ay ipinagpapalit at isinasaalang-alang ang feedback, ang lahat ng partido ay nararamdaman na kasama at mahalaga sa proseso. Ang mga damdaming ito ng pagsasama at kahalagahan ay napakahalaga sa moral ng tungkulin at pangkalahatang tagumpay ng pagsasanay.