5 Mga Bahagi para sa Epektibong Mga Kontrol sa Panloob

Pigilan at tuklasin ang masamang gawain ng empleyado sa iyong opisina ng medikal

Ang mga panloob na kontrol ay tinukoy bilang isang proseso na idinisenyo upang pigilan ang pandaraya, pangalagaan ang mga mapagkukunan ng kumpanya, at matiyak ang pagsunod sa mga batas at regulasyon. Ang mga panloob na kontrol ay epektibo lamang kung natutukoy ito sa mga partikular na pangangailangan ng tanggapan ng medisina, ipinatupad, sinusubaybayan, at sinukat upang tiyakin na gumagana ang mga ito tulad ng nakaplanong.

Ang medikal na opisina ay dapat gumawa ng proactive na diskarte upang maiwasan at matuklasan ang maling paggawi ng empleyado sa pamamagitan ng pagkakaroon ng patakaran sa lugar patungkol sa mga panloob na kontrol. Ang pag-iwas at pagtuklas ay may mahalagang papel sa anumang panloob na proseso ng pagkontrol sa pamamagitan ng pagliit sa isang antas ng panganib.

1 -

Mga Nagtutulong na Kasanayan

Ang pagkuha ng pinakamahusay na kawani ng tauhan ng medikal ay isang epektibong paraan ng pagpapalakas ng isang proseso sa panloob na mga kontrol. Ang pagkuha ng kawani na karampatang, mapagkakatiwalaan at maaasahan sa pamamagitan ng lubusang prescreening ng mga kandidato ay lamang magandang pakiramdam ng negosyo. Ang mga tseke sa background at mga tseke ng sanggunian ay madaling paraan upang alisin ang anumang masamang mansanas at humadlang sa ilang mga tao mula sa pag-aaplay para sa trabaho.

Kahit na ang mga nakaraang employer ay hindi pinahihintulutan na magbigay ng anumang impormasyon bukod sa katayuan ng trabaho at pagiging karapat-dapat para sa rehire, maaari mong hilingin na ang mga aplikante ay nagbibigay ng impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa mga naunang tagapangasiwa o katrabaho upang makakuha ng mas detalyadong impormasyon. Ang mga tseke sa likuran kabilang ang mga tseke ng credit ay nagbibigay din ng mga detalye tungkol sa personal na kasaysayan ng aplikante.

Higit pa

2 -

Paghihiwalay ng mga Tungkulin

Ang paghihiwalay ng mga tungkulin ay humahadlang sa isang empleyado na magkaroon ng responsibilidad ng maraming transaksyon na kinasasangkutan ng paghawak ng mga pananalapi. Sa tuwing ang isang empleyado ay may hawakan ng pera ay dapat na isang tao na nagpapahintulot sa ilang mga transaksyon, isa pang taong responsable sa pagproseso, at iba pang isa para sa reconciling at recordkeeping. Tinitiyak nito na walang sinumang tao ang makakagawa ng anumang gawain na hindi nakita o nasuri ng ibang tao.

Ang paghihiwalay ng mga tungkulin ay ginagawang mahirap para sa anumang halaga ng pera na mawawala, maging ito man ay sa antas ng harap desk o sa antas ng administratibo ng tanggapan ng medikal. Kapag alam ng mga empleyado na ang bawat proseso ay sinusubaybayan at sinusubaybayan, hinihikayat nito ang katumpakan at katapatan sa pagganap ng mga gawain.

3 -

Dokumentasyon

Ang bawat pinansiyal na transaksyon ay dapat magkaroon ng isang papel trail. Ang dokumentasyon ay hindi lamang ang pagsasagawa ng pagsulat o pagdodokumento ng mga pagkilos, kundi pati na rin ang pagpapanatili ng mga kopya ng lahat ng mga talaang pampinansyal tulad ng mga invoice at mga remittance sa pagbabayad. Ang mga empleyado ay dapat na malaman na hindi kailanman magsagawa ng isang transaksyon batay sa isang pandiwang kahilingan.

Ang wastong dokumentasyon ay kinabibilangan ng mga opisyal na opisyal na form ng medikal, letterhead, o mga invoice at dapat pahintulutan ng pirma, kung kinakailangan. Ang mga tseke ay dapat laging may isang invoice, tulad ng mga refund, paglilipat ng pera o mga pag-post ng pagbabayad. Dapat lamang tanggapin ang pera, hindi kailanman ibibigay maliban kung ibabalik ang pagbabago ng pasyente. Ang reklamo ng cash box ay dapat ding dokumentado sa simula at katapusan ng bawat shift.

4 -

Physical and Electronic Safeguards

Ang paggamit ng mga safe, mga sistema ng alarma, camera, at mga kandado ay maaaring makatulong sa opisina ng medikal sa pagbabantay ng data, imbentaryo, mga ari-arian, at pera.

1. Panatilihin ang lahat ng mga cash box, tseke, at mga aklat ng resibo na naka-lock sa isang ligtas na may limitadong pag-access ng kawani ng medikal na opisina. Ang mga kombinasyon ay dapat palitan nang regular.

2. Magkaroon ng mga sistema ng alarma sa lugar para sa mga oras ng pagtatapos at mga araw na hindi gumagana.

3. Ang mga camera ay maaaring ilagay sa bawat entrance at exit, sa front desk at naglalayong ligtas.

4. Panatilihin ang mga pintuan sa lock room at / o botika ng parmasya sa lahat ng oras at payagan lamang ang pag-access sa ilang mga lugar kung kinakailangan.

Kasama sa elektronikong mga pananggalang ang paggamit ng mga password at paghihigpit ng pag-access sa mga awtorisadong tauhan lamang.

5 -

Pagsubaybay sa Mga Operasyon

Ang anumang proseso ng panloob na kontrol ay hindi kumpleto nang walang paraan upang subaybayan ang mga operasyon. Ang pagsubaybay sa mga panloob na kontrol ay nagsasangkot sa pagrepaso sa mga pang-araw-araw na operasyon upang matiyak na ang proseso ay maayos na gumagana

1. Pagsasaayos ng pera

2. Account o chart audit

3. Pagpapatunay sa pamamagitan ng paghahambing ng mga ulat

4. Mga regular na tseke ng imbentaryo

Mahalaga ang pagpapanatiling malapit sa lahat ng proseso, ngunit una at pangunahin ang isang tagapangasiwa ng medikal na opisina ay dapat:

1. Magtatag ng mga patakaran at layunin

2. Ipahayag ang mga ito sa lahat ng kawani

3. Magbigay ng feedback sa isang regular na batayan