Ang komunikasyon sa elektronika ay nagiging mas popular sa mga araw na ito kaysa sa mga tawag sa telepono, "snail" na mail at, kahit na sa ilang mga pagkakataon, ang mga pulong sa harap-harapan. Sa anumang propesyonal na setting kabilang ang medikal na opisina, mahalagang isaalang-alang ang ilang bagay kapag nagpapadala ng mga email sa mga katrabaho, pasyente, manggagamot, ospital, vendor o iba pang mga propesyonal.
Ang mga tao ay gumugol ng isang malaking bahagi ng kanilang pagbubukas ng araw at pagbabasa ng mga email.
Ang mahahalagang oras ay hindi dapat nasayang sa mga hindi epektibo at di-mahalaga na mga email. Ang parehong propesyonalismo na gagamitin mo sa telepono, koreo ng sulat o mukha-sa-mukha ay dapat ding ipahayag sa isang email. Laging tandaan na ang isang email ay isang paraan ng komunikasyon at ang paraan kung saan ang receiver ay tumutukoy sa mensahe ay ang tanging bagay na mahalaga.
Bago gumawa at magpadala ng email, tanungin ang iyong sarili ng ilang mga tanong.
- Ang email ba ang pinakamahusay na anyo ng komunikasyon para sa impormasyon na aking pinapadala?
- Propesyonal ba ito?
- Ito ba ay sumusunod sa HIPAA?
- Ito ay tumpak na kumakatawan sa akin at sa opisina ng medikal?
Email Etiquette Rule # 1
Mag- isip tungkol sa nilalaman ng iyong mensahe bago mo pindutin ang IPADALA . Tiyakin na ang email ay ang angkop na paraan ng komunikasyon para sa iyong mensahe sa halip ng isang tawag sa telepono o isang pulong. Tandaan na ang nilalaman ay dapat sumalamin sa imahe at sa antas ng propesyonalismo na inaasahan ng iyong Medikal na Opisina.
Huwag magpadala, magpasa, o tumugon sa anumang email na naglalaman ng malaswa, nakakasakit, mapanirang-puri, mapanirang-puri, rasista o sekswal na kalikasan. Ang mga parusa ay maaaring maging malubha para sa iyo at sa Opisina ng Medisina.
Email Etiquette Rule # 2
Gumamit ng wastong gramatika, bantas, at pagbaybay. Muli, ang iyong mensahe ay isang pagmuni-muni ng iyong Medical Office.
Gayundin, siguraduhin na panatilihin ang mensahe ng maigsi at gamitin ang tamang layout para sa iyong mensahe na ginagawang mas madaling basahin. Proofread ang iyong email bago mo pindutin ang IPADALA .
Huwag gumamit ng LAHAT NG CAPS bilang ito ay itinuturing na sumisigaw o magaralgal sa online na mundo. Gamitin ang naka- bold o italics upang bigyan ng diin ang isang salita o parirala. Gayundin, iwasan ang paggamit ng labis na magarbong o kakaibang mga font dahil ginagawang mas mahirap basahin ang iyong email.
Email Etiquette Rule # 3
Tiyakin na ang email ay ipinadala sa naaangkop na (mga) tatanggap. Ang impormasyon sa isang Opisina ng Medisina, lalo na may kaugnayan sa impormasyon ng pasyente, ay dapat na maibahagi sa isang pangangailangan upang malaman ang batayan lamang. Gayundin, isaalang-alang na maaaring isaalang-alang ng mga tao ang impormasyon na hindi nauugnay sa kanila bilang "junk mail".
Huwag talakayin ang personal at kumpidensyal na impormasyon o ilakip ang mga file ng pasyente sa isang email. Gumamit ng mga numero ng account ng pasyente o mga numero ng rekord ng medikal upang payuhan ang isang tao upang suriin ang account. Ang iyong impormasyon ay dapat na nabanggit doon.
Etiquette Rule # 4
Tumugon sa mga propesyonal na email sa loob ng 24 oras kung maaari. Kung hindi ka magbibigay ng sapat na oras, hindi bababa sa tumugon na sabihin na natanggap mo ang email at babalik ka sa kanila sa lalong madaling panahon.
Huwag tumugon sa spam o mga kahilingan upang mag-subscribe / mag-unsubscribe.
Ito ay bubuo lamang ng higit pang spam na magbubunsod sa iyong email ng negosyo.
Email Etiquette Rule # 5
Huwag panatilihing emosyon ang mga email. Maging magalang at propesyonal. Alamin kung sino ang maaari mong maging impormal sa pagkatapos ng sapat na oras na lumipas upang bumuo ng ganitong uri ng relasyon.
Huwag sabihin kahit ano sa isang email na maaari mong ikinalulungkot mamaya. Mag-ingat kapag nagpapadala o tumutugon sa isang email sa galit. Huwag gumawa ng personal na mga komento tungkol sa ibang tao, gumawa ng mga komento na makakasakit sa isang tao o magsabi ng anumang hindi mo sasabihin nang personal.
Email Etiquette Rule # 6
Panatilihin ang katatawanan, biro, at irony sa isang minimum. Ang mga intensyon ay madalas na "nawala sa pagsasalin" sa mga email at ang mga tao ay hindi maaaring palaging makuha ang biro.
Isipin ito mula sa pananaw ng tatanggap.
Huwag magpadala, magpasa, o sumagot sa mga titik ng kadena. Ito ay hindi propesyonal na pag-uugali at ang ilang mga tao ay tinitingnan ito bilang junk mail. Tandaan na ang anumang nilalaman na iyong ipadala ay dapat magpakita sa imahe at sa antas ng propesyonalismo na inaasahan ng iyong medikal na opisina.