5 Mga Mahalagang Tungkulin ng Front Desk

Ang hepe ng opisina ng isang medikal na opisina ay maaaring maging isang napaka-busy na lugar. Ang mga tauhan ng front desk ay mahalaga para sa makinis na operasyon ng medical office. Karaniwang binubuo ang mga kawani ng front desk ng mga receptionist at / o mga katulong na medikal at depende sa laki ng tanggapan ng medikal na maaaring kapwa ang isang tao. Ang mga klinikal na tungkulin bukod, ang front desk ay responsable para sa limang mga tungkuling administratibo:

1. Mga pasyente ng pagbati
2. Pagsagot at pamamahala ng telepono
3. Pag-iiskedyul ng mga appointment
4. Interoffice communication
5. Panlabas na pagsusulatan

1 -

Pagbati ng mga Pasyente

Ang mga pasyente ng pagbati ay hindi lamang tungkol sa iyong sinasabi, ito ay tungkol sa kung paano ka nakikipag-ugnayan sa mga pasyente. Ang front desk ay responsable para sa paggawa ng mga pasyente pakiramdam welcome.

Ang front desk ay ang unang impression na natatanggap ng pasyente kapag tumatawag o bumisita sa medikal na pagsasanay. Mahalaga na ang front desk ay naghahatid ng natatanging serbisyo sa customer at maging isang positibong representasyon ng medikal na pagsasanay.

Narito ang iba pang mga paraan ng pagbati ng mga pasyente:

• Sumasagot ang telepono habang pinapanatili ang isang magalang, pare-parehong paraan na gumagamit ng tamang tuntunin sa telebisyon sa telepono
• Pinapanatiling malinis at maayos ang reception area
• Nagrerehistro ng mga bagong pasyente at nag-a-update ng mga kasalukuyang demograpiko ng pasyente sa pamamagitan ng pagkolekta ng detalyadong impormasyon ng pasyente ng pasyente kabilang ang personal at pinansyal na impormasyon
• Nagpapalakas ng daloy ng pasyente sa pamamagitan ng pag-aabiso sa tagabigay ng pasyente, pagdating ng kamalayan ng mga pagkaantala, at pakikipag-ugnayan sa mga pasyente at klinikal na kawani
• Tumutugon sa mga pasyente, mga prospective na pasyente, at mga katanungan sa bisita sa isang magalang na paraan

2 -

Namamahala ng Telepono

Habang ang pagsagot sa telepono sa isang magalang at pare-parehong paraan ay isang bahagi ng mga pasyente ng pagbati, hindi lamang ang tungkulin ng mga responsibilidad ng telepono sa front desk. Ang tanggapan ay may responsibilidad na matanggap ang lahat ng mga papasok na tawag at paglalagay din ng mga papalabas na tawag kapag kinakailangan.

• Papasok na tawag: Ang mga papasok na tawag ay binubuo ng mga tawag sa pasyente, telemarketer, parmasyutiko reps, iba pang mga doktor, at iba pa. Dapat gamitin ng front desk ang tamang tuntunin ng telebisyon sa telepono habang pinamamahalaan ang mga telepono gamit ang mga kasanayan sa komunikasyon: maging isang aktibong tagapakinig, magkaroon ng mabuting pag-uugali ng telepono, mga tawag sa screen, paggamit ng taktika, magtanong, at panatilihin ang kompidensyal.
• Mga papalabas na tawag: Minsan ay kailangang maglagay ng mga papalabas na tawag upang harapin ang isang pasyente na appointment, gumawa ng mga appointment sa labas o mga sanggunian, o mag-order ng mga supply. Bilang isang kinatawan ng tanggapan ng medisina, mahalaga din na gamitin ang tamang etiketa sa telepono.

3 -

Pag-iiskedyul ng mga Paghirang

Ang epektibong pag-iiskedyul ay kinakailangan para sa isang mahusay na pasyente na karanasan at isang mahusay na daloy ng pasyente. Karamihan sa mga opisina ng medisina ay gumagamit ng pag- iiskedyul ng software na ginagawang simple at madali ang pag-iiskedyul ng appointment. Gayunpaman, ang front desk ay dapat ma-punan ang mga pagkansela o walang-palabas at maging mahusay sa pakikipag-usap sa mga pagbabago sa iskedyul sa mga pasyente at manggagamot.

4 -

Interoffice Communication

Ang front desk ng opisina ng medikal ay tulad ng hub ng komunikasyon. Karamihan sa interoffice komunikasyon ay napupunta sa front desk lalo na kapag ito ay nagsasangkot ng anumang mga gawain sa pamamahala na may kaugnayan sa pasyente.

Upang makipag-usap nang mas epektibong malinaw at madaling maintindihan ang impormasyon ay napakahalaga. Kung nasa isang memo, isang nakasulat na komunikasyon, sa pamamagitan ng isang email sa panloob na opisina, isa sa isang pakikipag-ugnayan, o sa isang setting ng pangkat, mahalaga na manatili sa paksa at hindi malihis.

Ang ilang mga pangunahing kasanayan na kinakailangan para sa epektibong interoffice komunikasyon ay kinabibilangan ng:

• Pamantayan ng telepono
• Serbisyo sa customer
• Pangunahing salita at excel na mga programa
• Pamamahala ng oras
• Mga kasanayan sa organisasyon

5 -

Panlabas na Komunikasyon

Ang panlabas na komunikasyon ay nagsasangkot ng potensyal na pakikipag-ugnayan sa mga vendor, iba pang mga kasanayan sa doktor, mga kompanya ng seguro, at iba pang mga negosyo. Maaaring mangailangan ito ng paggawa ng mga papalabas na tawag sa telepono, pag-type ng mga propesyonal na titik, pag-fax at mga sulat sa pagpapadala.

Kaalaman ng mga pamamaraan sa opisina ay karaniwang nakuha mula sa isang sertipiko o Associate degree sa isang programa ng negosyo kabilang ang mga proseso at pamamaraan ng pamamalakad, paghahabol sa pagproseso, paghahanda ng mga chart ng pasyente, at mga pangunahing kasanayan sa computer. Ang mga pangunahing kasanayan sa katulong na pang-administratibo at pagiging sapat na gumana ng mga kagamitan sa opisina ay mahalaga para sa tagumpay sa harap ng opisina.