Pag-unawa sa Saklaw ng Accounts Receivable
Ang pangkalahatang layunin ng pamamahala ng mga tanggapang kuwenta ay upang makamit ang pinakamaikling panahon ng koleksyon hangga't maaari. Ang mga receivable ng account, kilala rin bilang mga pasyenteng account, ay tumutukoy sa mga kita na nabuo ngunit hindi pa nakolekta. Upang matiyak na ang daloy ng salapi ay sapat para sa epektibong pamamahala, ang tanggapan ng medikal ay may pananagutan upang mapalaki ang potensyal ng kita nito.
Ang pamamahala ng Account Receivable (AR) ay nagsasangkot ng halos lahat ng mga lugar ng medical office.
Ang matagumpay na pamamahala ng mga tanggap na account ay nangangailangan ng ganap na pag-unawa sa kung paano nauugnay ang bawat lugar o departamento at nakakaimpluwensya sa ikot ng kita at panahon ng pagkolekta ng AR. Tuklasin natin ang bawat isa sa walong pangunahing lugar.
1. Mga Legal na Konsepto
Kabilang sa mga legal na konsepto ang pag-unawa at pagsunod sa mga regulasyon ng estado at pederal. Ang lugar na palaging pinakabahala ay pandaraya at pang-aabuso, lalo na tungkol sa Medicare, Medicaid, at iba pang mga programang pinopondohan ng federally.
Ang pandaraya ay tumutukoy sa sinadya at sadyang pagsang-ayon sa mga medikal na claim sa pagtatangka na manlinlang sa anumang programang pinondohan ng federally para sa pera. Ang pinaka-karaniwang anyo ng pandaraya at pang-aabuso ay ang pagsingil para sa mga kagamitan na hindi kailanman ibinigay, pagsingil para sa mga serbisyo na hindi kailanman ginanap, mga singil sa pagtaas upang makatanggap ng mas mataas na rate ng pag-reimburse, at unbundling na singil.
Ang Opisina ng Inspektor Heneral (OIG) ay nagdisenyo at nagbigay ng mga espesyal na alerto sa pandaraya sa komunidad ng pangangalagang pangkalusugan.
Ang mga alerto na ito ay inilaan upang isapubliko ang pambansang mga uso ng panloloko sa pangkalahatang publiko. Ito rin ay isang paraan upang magbigay ng pananaw at kamalayan sa mga mapanlinlang na kasanayan sa loob ng industriya at mga paglabag sa address na partikular sa Medicare at Medicaid Anti-Kickback Law.
2. Kontrata sa Negosasyon
Ang pag-uusap sa kontrata ay nagsasangkot ng pagbuo ng isang pinansiyal na relasyon sa mga pinamamahalaang mga organisasyon ng pangangalaga
Ang mga pinamamahalaang organisasyon ng pangangalaga ay kumakatawan sa hanggang 50 porsiyento ng netong kita ng karamihan sa mga tanggapan ng medikal.
Ang mga negosyong pinamamahalaang mga kontrata sa pangangalaga ay nangangailangan ng malawakang kaalaman sa proseso ng pagkontrata. Kabilang dito ang mga rate ng pagbabayad, mga petsa ng epektibo at pagtatapos, pag-claim ng mga alituntunin sa paghaharap, mga tuntunin sa pagbabayad, at iba pang mga probisyon ng kontrata.
Ang bawat diskarte sa negosasyon sa negosyong kontrata ng medikal ay natatangi at ibabatay sa iba't ibang mga bagay, ngunit ang mga pangunahing ideya ay dapat tandaan:
- Alamin ang market: Alam mo ba kung anong porsyento ng iyong market ang Medicare, Medicaid, Cigna, Blue Shield Blue Shield, Aetna, United HealthCare o walang seguro? Ang isang survey sa merkado ay nagbibigay ng mahalagang impormasyon na kinakailangan ng lahat ng negosasyon sa kontrata.
- Maging makatotohanan: Ang pag- unawa sa pinamamahalaang kapaligiran ng pangangalaga kasama ang iba't ibang mga paraan ng pagbabayad ay magbibigay sa iyo ng batayan ng impormasyon na kinakailangan upang kumuha ng makatotohanang diskarte sa pakikipag-ayos.
- Pag-upa ng isang consultant: Maraming mga organisasyon ang umaasa sa mga serbisyo sa pagkonsulta upang magbigay ng pinamamahalaang pag-uusap na pag-uugali ng pangangalaga dahil sa kumplikadong katangian ng mga kontrata at mga legal na aspeto na kasangkot.
Ang legal na payo ay dapat konsultahin sa lahat ng mga isyu sa kontrata kapag may mga malaki at iba't ibang mga exposures sa mga organisasyon o kapag ang mga isyu sa kontrata ay lampas sa saklaw ng kadalubhasaan ng pamumuno ng medikal na opisina.
3. Pagsunod
Ang pag-develop ng isang programa sa pagsunod ay nagsasangkot ng pagtatatag ng nakasulat na manwal na naglalarawan sa patakaran sa pagsunod at sa Code of Conduct ng Medical Office. Kasama sa karamihan ng mga patakaran sa pagsunod sa mga medikal na opisina ang parehong konsepto ng etika at legal. Ang OIG (Office of Inspector General) ay nag-aalok ng pitong sangkap na nagbibigay ng matatag na batayan para sa isang programa sa pagsunod sa mga medikal na opisina.
- Pagsasagawa ng panloob na pagsubaybay at pag-awdit;
- Pagpapatupad ng mga pamantayan ng pagsunod at pagsasagawa;
- Pagtatalaga ng isang opisyal ng pagsunod o pagkontak;
- Pagsasagawa ng angkop na pagsasanay at edukasyon;
- Pagtugon nang angkop sa mga nakitang mga pagkakasala at pagbubuo ng pagpaparusa pagkilos;
- Pagbubuo ng mga bukas na linya ng komunikasyon; at
- Pagpapataw ng mga pamantayan ng pandisiplina sa pamamagitan ng mga alituntunin ng mahusay na na-publiko.
4. Mga Karapatan sa Pasyente
Kinikilala ng Tanggapan ng Pangangasiwa ng Tauhan ng Estados Unidos ang tatlong pangunahing layunin para sa pagpapaunlad at paggamit ng Mga Karapatan ng Pasyente.
- Una, upang palakasin ang kumpiyansa ng mamimili sa pamamagitan ng pagtiyak sa sistema ng pangangalagang pangkalusugan ay makatarungan at tumutugon sa mga pangangailangan ng mga mamimili, ay nagbibigay ng mga mamimili na may kapani-paniwala at epektibong mga mekanismo upang matugunan ang kanilang mga alalahanin, at hinihikayat ang mga mamimili na magsagawa ng aktibong papel sa pagpapabuti at pagtiyak sa kanilang kalusugan.
- Pangalawa, upang muling patunayan ang kahalagahan ng isang malakas na ugnayan sa pagitan ng mga pasyente at ng kanilang mga propesyonal sa pangangalagang pangkalusugan.
- Ikatlo, upang muling patunayan ang mga kritikal na papel ng mga consumer sa pag-iingat sa kanilang sariling kalusugan sa pamamagitan ng pagtatatag ng parehong mga karapatan at responsibilidad para sa lahat ng mga kalahok sa pagpapabuti ng katayuan sa kalusugan.
Mayroong walong pangunahing lugar na may kaugnayan sa mga karapatan ng pasyente sa loob ng medikal na opisina.
- Impormasyon sa pasyente: ang mga pasyente ay may karapatan sa tumpak at madaling maunawaan ang impormasyon tungkol sa kanilang plano sa kalusugan, mga propesyonal sa pangangalagang pangkalusugan, at mga pasilidad sa pangangalagang pangkalusugan.
- Pagpipili ng mga provider: ang mga pasyente ay may karapatang pumili ng mga tagapagkaloob ng pangangalagang pangkalusugan kapag kailangan nila ito.
- Access sa mga serbisyong pang-emergency : ang mga pasyente ay may karapatan sa emerhensiyang medikal na paggamot anuman ang kanilang kakayahang magbayad.
- Pinapayuhan na pahintulot: ang mga pasyente ay dapat lamang pumayag sa medikal na paggamot kung mayroon silang sapat na impormasyon tungkol sa kanilang pagsusuri at lahat ng mga opsyon sa paggamot na magagamit sa mga term na maaari nilang maunawaan.
- Pagrespeto at di-diskriminasyon: ang mga pasyente ay may karapatang magampanan, magalang na pangangalaga mula sa lahat ng mga propesyonal sa pangangalagang pangkalusugan at hindi ma-discriminated laban sa paghahatid ng mga serbisyo.
- Pagkumpidensyal: ang mga pasyente ay may karapatan sa pribadong komunikasyon at magkaroon ng pagiging kumpidensyal ng kanilang indibidwal na nakikilalang impormasyon na protektado.
- Mga reklamo at apela: ang mga pasyente ay may karapatan sa isang patas at mahusay na resolusyon ng anumang reklamo na ginawa sa tanggapan ng medikal.
- Mga responsibilidad sa pasyente: ang mga pasyente ay may ilang mga responsibilidad sa opisina ng medikal na kabilang ang aktibong paglahok sa kanilang plano sa paggamot, napapanahong resolusyon ng kanilang pinansiyal na obligasyon at paggalang na pakikipag-ugnayan sa lahat ng kawani.
5. Access sa Pasyente
Ang tagumpay ng iyong medikal na tanggapan ay nakasalalay sa kung gaano kahusay ang mga serbisyo ng Pasyenteng Pag-access (o ang front end staff). Ang ikot ng isang pasyente account ay nagmula sa unang entry ng pasyente demograpikong impormasyon. Ang pagbuo ng dinamita ng koponan ng access sa pasyente ay isang mahalagang hakbang patungo sa pagpapabuti ng pagsisikap sa pagsingil at koleksyon at pagtaas ng pagganap ng ikot ng kita.
Ang karaniwang mga dahilan kung bakit ang karamihan sa mga pasyente ng serbisyo sa pag-access ng mga pasyente ay may mababang antas ng pagganap ay ang kakulangan ng tamang mapagkukunan, hindi sapat na pagsasanay, at mga antas ng tauhan ng hindi sapat. Sa kabutihang palad, ang mga ito ay maaaring malutas nang mabilis at walang malaking gastos.
6. Pagkuha ng singil
Ang kahalagahan ng pagkuha ng bayad ay dapat na ipahayag sa lahat ng mga kagawaran. Dapat malaman ng klinikal na kawani ang kanilang responsibilidad sa mga account na maaaring tanggapin sa pamamagitan ng tumpak na dokumentasyon at pagkuha ng singil.
Kabilang sa pagkuha ng pagsingil ang naaangkop na pag-uugnay ng mga medikal na code sa mga serbisyo at mga pamamaraan na ibinigay sa pagdalaw ng pasyente. Ang bawat klinikal na lugar ay gumaganap ng isang mahalagang papel sa pagiging maagap ng coding at ang katumpakan ng pagsingil. Mayroong isang malaking bilang ng mga lugar na nagbibigay ng kontribusyon upang makunan ang pagkuha, kabilang ang, ngunit hindi limitado sa:
- Ambulatory Care
- Pamamahala ng Kaso
- Kritikal na Pangangalaga
- Laboratory
- Pagbubuntis
- Medical-Surgical Unit
- Kalusugang pangkaisipan
- Nuclear Medicine
- Pamamahala ng Pananakit
- Pediatric
- Pharmaceutical
- Pisikal na therapy
- Radiology
- Pangangalaga sa sugat
7. Pamamahala ng Impormasyon sa Kalusugan
Ang Pamamahala ng Impormasyon sa Kalusugan ay ang proseso ng pagpapanatili, pag-iimbak at pagbawi ng impormasyon ng pasyente sa kalusugan alinsunod sa mga kinakailangan ng mga naaangkop na mga kinakailangan ng Federal, Estado, at mga kinikilala. Mayroong sampung responsibilidad sa loob ng balangkas ng pamamahala ng impormasyon sa kalusugan.
- Medical Coding
- Medical Transcription
- Medikal na Pangangailangan
- Suporta sa Medikal na Tauhan
- Assembly of Medical Records
- Pagpapanatili ng mga Medical Records
- Pag-file at Pagkuha
- Privacy at Seguridad
- Paglabas ng Impormasyon
- Pagpapanatili ng Kumpidensyal
8. Pasyente Financial Services
Ang Financial Services ng Pasyente ay ganap na responsable para sa tumpak at napapanahong pagsingil at pagkolekta ng mga account receivable sa medical office.
Ang proseso ng pagsingil sa medikal ay nangangailangan ng isang kumpletong kaalaman tungkol sa mga nagbabayad ng seguro at ang mga batas at regulasyon ng industriya ng pangangalagang pangkalusugan. Ang mga pampinansyal na biller sa opisina ay may pananagutan sa napapanahong pagsusumite ng mga teknikal o propesyonal na mga claim sa medikal sa mga kompanya ng seguro kabilang ang mga opisina ng doktor, mga ospital, mga nursing home, o iba pang pasilidad sa pangangalagang pangkalusugan.
Ang mga epektibong pagkolekta ng mga follow-up na resulta sa mabilis na paglutas ng iyong mga claim sa medikal na opisina. Ang pag-follow up ng mga claim ay dapat magsimula kasing dali hanggang pito hanggang 10 araw pagkatapos na isumite ang iyong claim para sa pagbabayad. Ang mga agarang pagsisikap upang makakuha ng mga claim na binabayaran ay hindi lamang bawasan ang iyong mga account na maaaring tanggapin araw ngunit din dagdagan ang cash flow.
Ang sapat na kawani na may wastong pagsasanay ng koleksyon ay magbibigay ng ninanais na kinalabasan sa yugto ng koleksyon ng ikot ng kita. Ang mga kawani ng medikal na opisina ay dapat magkaroon ng kamalayan sa mga pangunahing hakbang na kailangan para sa mahusay na pag-follow up ng mga claim sa seguro.
Ang pakikipagtulungan at pakikipagtulungan ng lahat ng walong mga lugar ay mga mahalagang bahagi ng tagumpay ng pamamahala ng mga tanggapang tanggapin. Kahit na may mga hindi inaasahang mga hadlang na maaaring makaapekto sa panahon ng pagkolekta ng AR, ito ay ang papel ng pamumuno upang makilala at maiayos ang mga hadlang na ito sa tagumpay ng samahan.